Da es in der letzten Zeit durch die Drehtage, Käufe und Mieten verhäuft zu Privatauslagen kam, haben wir auch durch die Empfehlung sowie Erfahrung von @Hendrik Wiesner PLEO eingerichtet. Hierüber können kleiner Ausgaben unterwegs direkt abgerechnet werden (z.B. das Mieten von Requisiten oder die Verpflegung am Mittag im abgesprochenen Rahmen).
Aufgrund der Häufigkeit der Privatauslagen in der Vergangenheit haben Konstantin und @Hendrik Wiesner jeweils eigene Karten und haben diese bei den Drehs dabei. Sollten Drehtage ohne die beiden stattfinden – oder unabhängig von Drehtagen Käufe unterwegs durchgeführt werden – ist eine dritte Karte als „Wanderkarte“ gedacht. Diese, sowie auch die PIN, können bei mir abgeholt und zurückgebracht werden.
Bitte achtet bei der Verwendung der Karte darauf, dass möglichst alle Käufe zusammen getätigt werden (z.B. alle Mittagessen bei einem Dreh mit einem Mal bezahlt werden) und ihr unbedingt die Belege mit ausgewiesner USt. mitnehmt. Ggf. müsst ihr diese konkret beim Kauf anfragen – EC-Belege reichen nicht aus. Es gibt die Möglichkeit, über die App die Belege direkt mit einzuscannen – das ist aber nur für Hendrik und Konstantin möglich.
Die Karte ist nur für Käufe unterwegs gedacht und nicht für Online-Ausgaben. Diese werden nach wie vor direkt über unser Konto / unser PayPal abgewickelt. Dies erleichert nur den Umgang mit den Privatauslagen.
Wichtig: Die Person, die sich die Karte ausleiht bzw. verwendet, ist für diese verantwortlich bzw. haftet für die korrete Verwendung – auch, wenn sie diese weiter ausleihen sollte! Diese Haftung bezieht sich dann auch auf fehlende Belege.
Bei Fragen stehen Hendrik oder ich euch bereit 🙂 @alle
Wichtige Ergänzung:
Wichtig für @alle, die auf Drehs gehen:
In Zukunft müssen alle Mittagessen/Verpflegungen während eines Drehs zusammen auf eine Rechnung bezahlt werden. Ansonsten drüfen wir euch das leider aus rechtlichen Gründen nicht mehr erstatten. Wir haben da jetzt von unserer externen Buchhaltung den Verweis bekommen, dass wir sehr darauf achten müssen.
Also: Bitte zukünftig immer über die Pleo Karte von einer Person alle Mittagessen zusammen bezahlen. Ebenso muss alles auf einem richtigen Beleg sein (mit ausgewiesener Umsatzsteuer) Danke 🙂