Wir haben uns mal noch Gedanken gemacht, wie wir unsere Meetings (sowohl intern, als auch extern) etwas effizienter gestalten können und hierfür eine neue Vorlage erstellt (hab ich angehängt)
Der dazugehörige Workflow würde beinhalten, dass die Person, welche zum Meeting einläd (bzw. PL oder Verantwortliche Person), das Dokument ( https://docs.google.com/document/d/1t6xFSWCI2IgMnUOMgGgqAKtvT4eilg2S/edit ) in Vorbereitung an das Meeting ausfüllt und über „Einfügen –> Bausteine –> Besprechungsnotizen“ die Vorlage und den entsprehenden Termin verlinkt
Bei Fragen hierzu könnt ihr euch gern an Theo oder Hendrik wenden.
Desweiteren findet ihr auf Seite 2 des Dokuments grobe Zielstellungen zum Ablauf eines Meetings –> auch hier könnt ihr bei Fragen gern auf uns zukommen.
//Telefonprotokolle
Damit wir in Zukunft auch kurze Telefonate mit (potentiellen) Kunden strukturieren können, habe ich mir ein paar Gedanken gemacht, wie wir Informationen aus einem Gespräch sinnvoll weiterleiten können, gerade wenn der Anrufer eine*n Kolleg*in sprechen möchte.
Deshalb möchten wir gern folgende Punkte immer kurz festhalten, wenn wir Anrufer in der Leitung haben:
– Wer?
– Weshalb?
– Rückruf oder direkt Informationsweitergabe?
– E-Mail Adresse oder Telefonnummer?
– Wenn GF gesprochen werden wollen – gab es bereits Kontakt oder Gespräche? (wenn nicht, sind es meist Verkäufer, da bitte ein offenes Ohr und „wenn interesse besteht meldet XY sich; aber vorsicht, falls potentielle Kunden sich melden)
Wenn die Punkte so weit geklärt sind, ist erstmal die Person verantwortlich, welche den Anruf angenommen hat, heißt konkret:
Mit den Infos gehts zum Ansprechpartner des Anrufers und dieser wird mit einer Rückmeldung (Rückruf, oder Mail mit Bestätigung der Infos oder Klärung der Fragen) beauftragt, die innerhalb von 24h erfolgen muss.
Da es, wenn es stressig wird auch mal durchrutschen kann, bleibt die Person, welche den Anruf entgegengenommen hat so lang verantwortlich, bis eine Rückmeldung erfolgt ist.
Wenn ihr selbst der Ansprechpartner seid und Informationen austauscht, wird dem Kunden im Anschluss eine schriftliche Bestätigung der Absprachen (telefonprotokoll) geschickt. Dieses könnt ihr euch in den Vorlagen der Mails einfach anlegen (wie bei den BPM Mails) und kann wie folgt aussehen:
Betreff: Unser Telefonat vom [DATUM]
Nachricht:
Hallo [Name],
vielen Dank für das nette Telefonat!
Anbei habe ich die Ergebnisse unseres Gespräches vom [Datum] (des Gespräches mit meiner Kollegin) zusammengefasst.
Hauptpunkte:
Thema 1: Kurze Zusammenfassung
Thema 2: Kurze Zusammenfassung
Thema 3: Kurze Zusammenfassung
Vereinbarungen:
Aktion 1 (Frist: [Datum])
Aktion 2 (Frist: [Datum])
Aktion 3 (Frist: [Datum])
Nächste Schritte:
Schritt 1 (Datum)
Schritt 2 (Datum)
Ich würde mich freuen, wenn Du die Punkte kurz gegenliest und mir eine Rückmeldung gibst, falls etwas fehlen sollte.
Bei Fragen oder weiteren Anliegen stehen wir Dir gern zur Verfügung.
[FOOTER]
Ich denke so können wir in Zukunft sicher auch mit mündlichen Absprachen umgehen und Missverständnisse oder Unzufriedenheiten vorbeugen.
Falls es hierzu noch Fragen gibt, oder Ihr im Laufe der Nutzung noch Input/ Verbesserungsvorschläge habt, lasst es mich gern wissen!