Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Erstellung und Verarbeitung von Bild-, Video- und Tonmaterial sowie bei Beauftragung deren Planung, Veröffentlichung und weiterführende Bearbeitung, die Betreuung des Social-Media-Auftritts sowie weiterer Kanäle und ergänzende Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit der vorangegangenen Auftragsart stehen.

Hinweis: Die nachfolgenden Geschäftsbedingungen werden ggf. durch einen Produktionsvertrag erweitert. Bestimmungen aus diesem Vertrag können die AGB in ihrer Wirksamkeit überdecken. Der Auftragnehmer (Blackfire Medien GmbH) wird auch als Produktionsfirma oder Produzent benannt.

§1 Produktionsbestimmungen

Der Rahmen der Inhalte der Produktionen und Kampagnen wird im Angebot festgehalten. Der Auftragnehmer hält sich ausdrücklich das Recht vor, Anpassungen an den Inhalten oder deren Umfang vorzunehmen, wenn dies aufgrund von begründbaren Priorisierungen oder Absprachen zwischen dem Auftragnehmer und Auftraggeber notwendig ist. Hierfür ist kein Vertrag oder ein neues Angebot notwendig. Es gelten die im Folgenden genannten Stundensätze als Grundlage.

Sollten nach Vertragsabschluss Änderungen am Leistungsumfang oder an der sonstigen Abwicklung gewünscht oder notwendig werden, sind diese für die Parteien nur bindend, wenn diese schriftlich vom Auftraggeber erteilt werden (Auftragserweiterung). Dies kann beispielsweise per E-Mail oder per WhatsApp-Nachricht erfolgen und wird durch den Auftragnehmer entweder schriftlich oder durch die Ausführung der geforderten Tätigkeiten bestätigt. Wenn eine Auftragserweiterung durch den Auftraggeber telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch geäußert wird, gilt diese ebenfalls als erteilt, wenn der Auftraggeber der darauffolgenden schriftlichen Zusendung durch den Auftragnehmer der protokollierten Erweiterung nicht fristgerecht widerspricht. Die Frist beträgt 7 Tage ab Zusendung der schriftlichen Nachricht an den Auftraggeber. Diese Frist kann durch die Notwendigkeit einer früheren Durchführung der ergänzenden Leistungen verkürzt werden (beispielsweise kurz vor einem Dreh). Ein weiterer Vertrag oder ein Angebot ist hierfür nicht notwendig. Die anfallenden Arbeiten sind gesondert zu vergüten. Standardmäßig wird hierfür ein Stundensatz von 80€ netto festgelegt. Dieser gilt ebenso standardmäßig als Grundlage zur Ermittlung der Anzahl an zu erbringenden Stunden bei Pauschalpreisen im Angebot.

Bei Filmproduktionen (Einzelproduktionen) wird dem Auftraggeber standardmäßig ein Korrekturschnitt mit einem maximal einstündigen Arbeitsaufwand eingeräumt, sofern nichts weiteres vereinbart wurde. Die Möglichkeiten der Korrektur betreffen im Allgemeinen nur den Schnitt, die Farbgebung des Films (Color Grading) und Animationen, soweit diese innerhalb der vereinbarten Korrekturzeit sachgemäß angepasst werden können und das Ausgangsmaterial (unter anderem Videomaterial und Sprechertext) dies ermöglicht. Dieser Korrekturschnitt entfällt mit der Endabnahme. Zusätzliche Arbeiten werden gesondert vergütet.

§2 Verpflichtungen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur fachgerechten und pünktlichen Erbringung der im Angebot zugrunde gelegten Tätigkeiten, soweit dies die in 3. „Verpflichtungen des Auftraggebers“ genannten Leistungen des Auftraggebers zulassen.

Des Weiteren verpflichtet sich der Auftragnehmer zum fachgerechten und sorgfältigen Umgang des zur Verfügung gestellten Materials des Auftraggebers.

§3 Verpflichtungen des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer die benötigten und abgesprochenen Materialien sowie erforderliche Informationen zur Auftragserfüllung zeitnah zuzusenden und Abnahmen fristgerecht durchzuführen. Ebenso hat der Auftraggeber eine zügige und aufschlussreiche Kommunikation mit dem Auftragnehmer zu führen.

Des Weiteren hat der Auftraggeber die vereinbarten Pflichten für die Strategieerarbeitung, Betreuung und Konzeptionierung sowie die Drehtage selbst sorgfältig und rechtzeitig zu erbringen. Dazu gehören insbesondere die Vorbereitung des Drehorts und der im Film-, Bild- oder Grafik-Content zu sehenden Mitarbeitern (inklusive vertraglicher Übereinkünfte), soweit nicht anderes vereinbart wurde. Auf Wunsch kann der Auftragnehmer schriftliche Übereinkünfte von den Mitarbeitern einholen („Darsteller-/Statistenverträge“), die Haftung sowie das Risiko hierzu verbleibt aber beim Auftraggeber. Weitere Pflichten bekommt der Auftraggeber rechtzeitig durch den Auftragnehmer schriftlich mitgeteilt.

§4 Vergütung

Es gelten folgende Zahlungsbedingungen:

Wenn nicht anders vereinbart, wird die Angebotssumme bei laufenden Betreuungen monatlich in Rechnung gestellt. Dies geschieht vorschüssig am ersten Tag der Dienstleistung. Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, die monatliche Vergütung der Film-Kampagne zu erhöhen. Dies geschieht nach schriftlicher Benachrichtigung des Auftragnehmers an den Auftraggeber mit einer Vorlaufzeit von mindestens vier Wochen zum Beginn des Monats mit erhöhter Vergütung. Es gilt ein Sonderkündigungsrecht gemäßg §10.

Bei Einzelproduktionen erfolgt die Rechnungsstellung als Anzahlung in Höhe von 35% der Gesamtsumme vor Projektstart und als Endrechnung nach Abnahme in Höhe der verbliebenen 65%.

Die Rechnungsbeträge müssen innerhalb von 14 Tagen vom Auftraggeber auf das Konto des Auftragnehmer überwiesen werden. Die Rechnungshöhe ergibt sich aus der Angebotshöhe.

§5 Fristen für den Auftraggeber

Die den Auftraggeber betreffenden Fristen und Daten sowie Verpflichtungen werden dem Auftraggeber schriftlich in Form eines Projektplans oder während des Projektes in E-Mails mitgeteilt. Dies gilt als Grundlage für die folgenden Festlegungen.

Vorbetreuung (u.a. Konzepterstellung), Drehtage & Produktionen:
Wenn der Auftraggeber mindestens eine der in §3 genannten Pflichten nicht erfüllen kann, so hat er dies dem Auftraggeber fristgerecht mitzuteilen. Sollte dies nicht oder erst nach Ablauf der Frist geschehen, so gelten die folgenden Vereinbarungen: 

Wenn die Betreuung oder die Produktion aufgrund eines vom Auftraggeber verschuldeten Versäumnisses der vorherig genannten Punkte nicht erfolgen kann, so ist der Auftragnehmer zur Berechnung der vollen veranschlagten Projektsumme berechtigt und kann den Auftrag als abgeschlossen ansehen.

Bei nicht fristgerechter Verschiebung oder erforderlicher Wiederholung eines Drehs aufgrund der vorherig genannten oder anderer dem Auftraggeber zuzuordnenden Punkte ist der Auftragnehmer zur vollen Berechnung des für den Dreh vorgesehenen Budgets berechtigt. Der weitere Drehtag wird zusätzlich zu dem abgesagten oder zu wiederholenden Drehtag mit mindestens dem gleichen Budget erneut vergütet. Eine Erhöhung des Budgets kann durch veränderte zeitliche, örtliche oder inhaltliche Bedingungen erfolgen und ist vor dem Dreh mit dem Kunden schriftlich abzustimmen.

Es werden für vorangegangene Festlegungen folgende Fristen vereinbart:

• Mindestens 7 Werktage vor Drehbeginn: Eine einmalige Verschiebung ist kostenfrei möglich, bei einer zweiten Verschiebung werden je nach Zeitpunkt der Verschiebung mindestens 50% der für den Dreh veranschlagten Summe in Rechnung gestellt
• 4-6 Werktage vor Drehbeginn: 50% der Gesamtsumme der für den Dreh veranschlagten Summe wird in Rechnung gestellt.
• 0-3 Werktage vor Drehbeginn oder nach Drehbeginn: 100% der Gesamtsumme der für den Dreh veranschlagten Summe wird in Rechnung gestellt.

Betreuung & Kampagnen:

Vorangegangenes gilt ebenso bei einer regelmäßigen Betreuung (Kampagne) oder der Schaltung von Ads. Wenn aufgrund einer trotz schriftlicher Erinnerung vom Auftraggeber versäumten Frist oder einer ausbleibenden Zuarbeit die Betreuung nicht rechtzeitig fort- oder umgesetzt werden kann, so ist der Auftraggeber dennoch zur vollen Berechnung des hierfür vorgesehenen Budgets oder des vollen Monatsbudgets berechtigt. Die Leistungen des Monats gelten hierbei als erfüllt.

Es sind standardmäßig bis zu drei Verschiebungen während einer Kampagne unter Einhaltung der Fristen möglich, ansonsten ist der Auftragnehmer zur Rechnungsstellung der gesamten Summe berechtigt, auch wenn die Leistungen nicht weiter ausgeführt werden.

Abnahmen:

Der Auftraggeber verpflichtet sich zur zügigen und schriftlichen Endabnahme von Produktionen, Konzepten und anderen Leistungen sowie zur Freigabe zur Veröffentlichung. Dies gilt nur, wenn keine Richtlinien laut „8. Haftung“ vom Auftragnehmer verletzt werden. Nach Ablauf der genannten Frist (mind. 5 Werktage) in den entsprechenden Mails kann der Auftragnehmer den Auftrag als erledigt ansehen, auch wenn der Content unter Umständen nicht veröffentlicht wird. Sollte der Auftraggeber sich an einer Abnahme gehindert sehen, wird er die Gründe unverzüglich und schriftlich dem Auftragnehmer mitteilen.

§6 Rechteübertragung

Der Auftragnehmer übergibt dem Auftraggeber folgende Nutzungsrechte oder Nutzungsbewilligungen an den Produktionen und geleisteten Tätigkeiten:

1. Das exklusive Recht, die Bild- Video- und Tonproduktionen zeitlich unbeschränkt zu nutzen, soweit diese nicht durch Buy-Outs oder anderer Richtlinien von Dritten eingeschränkt sind.
2. Das Nutzungsrecht gilt unter Berücksichtigung der oben genannten, möglichen Einschränkungen, räumlich unbeschränkt.
3. Der Auftragnehmer bleibt Eigentümer der erstellten Social-Media Kanäle sowie Domains, soweit diese nicht entgeltlich vom Auftraggeber erworben wurden oder der Auftragnehmer diese ursprünglich vom Auftraggeber übernommen hat.
4. Die dem Auftraggeber eingeräumten Nutzungsrechte beziehen sich ausschließlich auf die vom Auftragnehmer final erstellten und übermittelten Endprodukte, insbesondere veröffentlichungsfähige Video-, Audio-, Bild- oder Textdateien. Nicht von der Rechteübertragung umfasst sind Rohmaterial (Bild-, Ton- und Videodaten), unbearbeitete oder teilbearbeitete Aufnahmen, Projekt-, Schnitt- oder Quelldateien, Entwürfe, Testversionen sowie verworfene Fassungen. Der Auftraggeber ist nicht berechtigt, dieses Material zu nutzen, zu vervielfältigen, zu bearbeiten, an Dritte weiterzugeben oder öffentlich zugänglich zu machen. Eine Herausgabe oder gesonderte Rechteübertragung an solchem Material erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen, gesonderten schriftlichen Vereinbarung.

§7 Sicherung der Daten

Zur Sicherung der urheberrechtlichen Verwertungsrechte verbleibt das Ausgangsmaterial (Bild und Ton), Rohmaterial und Restmaterial sowie weitere Designs und publizierte Materialien beim Auftragnehmer. Dies wird über einen Zeitraum von drei Monaten nach Vertragsabschluss gespeichert. Eine Verlängerung dieser Frist für eventuelle Nachbesserungen am Produkt ist optional, auf Anfrage des Auftraggebers, entgeltlich möglich.

Durch einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag oder andere Vorschriften des Auftraggebers können die Art und Dauer der Sicherung der Daten von den genannten Regelungen abweichen.

§8 Verfall von Budget bei Nicht-Nutzung

Wenn aufgrund von Verletzung der Pflichten oder Fristen des Auftraggebers die Kampagnen-Betreuung nicht durchgeführt werden kann, so verfällt der Anspruch auf diese Arbeitsstunden des monatlichen Budgets nach zwei Monaten nach Ablauf des entsprechenden Monats. Vorangegangenes gilt ebenso, wenn der Auftraggeber keine Leistungen in Anspruch nimmt oder Arbeitsstunden des Auftragnehmers nicht nutzt. Die Vergütung für den Monat bleibt in vollem Umfang beim Auftragnehmer. Die Verpflichtungen bzw. Leistungen des Auftragnehmer gelten als erfüllt bzw. erbracht.

§9 Haftung

Der Auftragnehmer haftet für die sorgfältige und fachgerechte Erbringung seiner vertraglichen Leistungen sowie deren Mangelfreiheit.

Tritt bei der/den Produktion(en) oder bei der Betreuung der Kanäle ein Umstand ein, der die vertragsmäßige Herstellung/Umsetzung unmöglich macht, so hat der Auftragnehmer nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Entsprechendes gilt auch bei nicht rechtzeitiger Fertigstellung der Produktion(en). Die Unmöglichkeit der Umsetzung oder bei nicht rechtzeitiger Fertigstellung der Produktion(en), die weder vom Auftragnehmer noch vom Auftraggeber zu vertreten ist, berechtigt den Auftraggeber nur zum Rücktritt vom Vertrag. Die bisher erbrachten Leistungen werden jedoch verrechnet. Keinesfalls haftet der Auftragnehmer für entgangenen Gewinn.

Sachmängel, die vom Auftragnehmer anerkannt werden, sind von ihm zu beseitigen. Können diese Korrekturen nicht ohne Mitwirkung des Auftraggebers oder seines Fachberaters durchgeführt werden, kann der Auftragnehmer nach erfolglosem Ablauf einer Frist von zwei Wochen den Vertrag als erfüllt betrachten. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Beseitigung der Mängel so lange zu verweigern, bis die zum Zeitpunkt der Korrektur fälligen Zahlungen geleistet worden sind.

Der Auftraggeber trägt das Risiko und die Haftung der von ihm zur Verfügung gestellten Requisiten, soweit der Auftragnehmer seine Verpflichtungen nach 2. „Verpflichtungen des Auftragnehmer“ einhält.

Ist die Vollführung des Auftrages aufgrund eines vom Auftragnehmer verursachten grob fahrlässigen Fehlers nicht möglich, erhält der Auftraggeber den bereits überwiesenen Rechnungsbetrag zurück.

Sollte es zu Verzögerungen kommen, die nicht vom Auftragnehmer verursacht wurden, und somit Elemente nicht mehr produziert, geplant oder veröffentlicht werden können, werden diese auf Wunsch des Auftraggebers kostenpflichtig nachproduziert oder nachgeholt. Wird dies vom Auftraggeber nicht gewünscht, entfallen diese Teile aus der Gesamtleistung.

Die Gewährleistung ist ausgeschlossen, wenn das vom Auftraggeber übergebene Material die angestrebte Umsetzung unmöglich macht. Dasselbe gilt bei Verletzungen der in §3 „Verpflichtungen des Auftraggebers“ angegebenen Verpflichtungen durch den Auftraggeber oder der in §5 aufgeführten Fristen.
Öffentliche Äußerungen, Anpreisungen oder Werbung des Anbieters stellen daneben keine vertragsgemäße Beschaffenheitsangabe dar.

Der Auftraggeber haftet bei Urheberrechtsverletzungen, welche aufgrund seiner zur Verfügung gestellten Produkte, Texte, Bildmaterialien, Videomaterialien oder Informationen entstehen. Der Auftragnehmer ist nicht zur Überprüfung auf Urheberrechtsverletzungen der bereitgestellten Elemente des Auftraggebers verpflichtet und kann den Auftragsteil bei Verstoß des Auftraggebers als erledigt ansehen. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer wegen jeglicher Ansprüche Dritter, die diese wegen möglicher Rechtsverstöße gegen den Auftragnehmer herleiten können, freizustellen und dem Auftragnehmer die Kosten zu ersetzen, die diesem wegen der möglichen Rechtsverletzung entstehen. Der Auftragnehmer haftet nicht für mögliche Rechtsverletzungen (beispielsweise bei Livestreams), die nicht auf ihn zurückzuführen sind oder außerhalb des Kontrollbereichs standen.

Der Auftragnehmer haftet bei Account- oder Passwortverlust nur bei grober Fahrlässigkeit. Die Aufbewahrung und Verwendung der Zugangsdaten und des mit dem Account verbundenen Endgerätes erfolgt sorgsam und verantwortungsvoll.

Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmer.

§10 Laufzeit und Kündigung der Dienstleistung

Wenn bei einer Betreuung oder Kampagne ein Testzeitraum vereinbart wurde, so beträgt dieser standardmäßig vier Monate. Zum Ende des Testzeitraums ist eine Kündigung mit einer mindestens einwöchigen Frist zum letzten Tag der Testphase möglich. Eine Ausnahme hiervon bildet eine bereits zuvor erfolgte Zusage zur weiteren Betreuung (schriftlich oder protokolliert) oder die nachweisbare Beauftragung von Folgeleistungen. Wenn keine rechtzeitige Kündigung erfolgt, geht die Dienstleistung in eine zeitlich unbegrenzte Betreuung über. Wenn keine zeitliche Begrenzung oder kein Testzeitraum vereinbart wird oder eine zeitlich unbegrenzte Betreuung vorliegt, wird die Dienstleistung unbegrenzt fortgeführt. Eine Kündigung durch den Auftraggeber oder durch den Auftragnehmer muss bei einer unbegrenzten Betreuung, mindestens mit drei Monaten Vorlauf schriftlich erfolgen.

Bei einer Erhöhung der monatlichen Vergütung einer Film-Kampagne, welche nicht durch in Auftrag gegebene Zusatzleistungen, eine Erweiterung des Kampagnen-Umfangs oder aufgrund von Absprachen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entstand, gilt ein Sonderkündigungsrecht zum Startzeitpunkt des höheren Monatsbetrags. Diese Kündigung muss innerhalb von 14 Tagen nach Ankündigung der Preiserhöhung in schriftlicher Form dem Auftragnehmer vorliegen.

Bei einer zeitlich begrenzten Dienstleistung vergütet der Auftraggeber bei einer Kündigung nach Vertragsabschluss und vor Beginn der Dienstleistung den Auftragnehmer mit 1/3 der gesamten Dienstleistungssumme. Bei einer Kündigung nach Dienstleistungsbeginn erhöht sich diese zu vergütende Summe auf 50%, außer es wurden bereits mehr Leistungen durch den Auftragnehmer durchgeführt. Wenn bereits über 50% der Leistungen erfolgt sind, erhöht sich die zu vergütende Summe auf 100%. §5 wird bei der Ermittlung der Summe berücksichtigt.

§11 Geheimhaltung/Datenschutz

Die Vertragsparteien einigen sich auf die Geheimhaltung von bekannt gewordenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen sowie vertraulichen Informationen. Darüber hinaus gilt es die Vertraulichkeit über den Inhalt dieses Vertrages zu wahren. Die Verpflichtungen gelten auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses.

§12 Sonstige Bestimmungen

Von diesem Vertrag abweichende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, selbst wenn der Auftragnehmer diesen nicht ausdrücklich widerspricht. Keine der Parteien wird sich auf rechtliche, preisliche oder zeitliche Verabredungen berufen, die nicht durch schriftliche Kommunikation niedergelegt sind (Ausnahmen von diesen Regelungen werden in diesen AGB Vertrag gekennzeichnet.).

Der Auftragnehmer ist berechtigt die Produktion(en), die Social-Media-Accounts sowie die erbrachten Leistungen anlässlich von Wettbewerben und Festivals sowie für die Eigenwerbung (Musterrolle) vorzuführen oder vorführen zu lassen. Ebenso ist der Auftragnehmer berechtigt, in seinen Werbematerialien, insbesondere auch auf seiner Homepage oder bei sonstigen Credits die Produktion(en) zu Zwecken der Eigenwerbung zu verwenden.

Der gesondert abgeschlossene Vertrag bzw. die Zusatzvereinbarung zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) ist Bestandteil dieses Vertrages. Die darin getroffenen Regelungen gelten ergänzend zu diesen AGB und gehen diesen im Falle von Widersprüchen vor. Der KI-Vertrag findet Anwendung auf sämtliche Leistungen, bei denen KI-gestützte Verfahren eingesetzt werden oder eingesetzt werden können.

Änderungen des Vertrages oder/und dieser Herstellungsbedingungen bedürfen der schriftlichen Bestätigung.

Erfüllungsort ist der Hauptsitz des Auftragnehmer.

Für den Fall von Streitigkeiten wird als Gerichtsstand Dresden vereinbart. Dieses Gericht hat ausschließlich deutsches Recht anzuwenden.

Die Vertragsparteien vereinbaren hiermit, für ihre Geschäftsbeziehung die Schriftform. E-Mail ist der Schriftform gleichzustellen. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen ebenfalls der Schriftform. Ausnahmen von diesen Regelungen werden in diesen AGB Vertrag gekennzeichnet.

Sollte sich eine Vertragsbestimmung als ungültig erweisen, so werden sich die Vertragsparteien bemühen, an die Stelle der ungültig gewordenen Vertragsbestimmung eine solche zu setzen, die den Absichten der Vertragsparteien bei Abschluss des Vertrages wirtschaftlich am nächsten kommt. Sämtliche übrigen Vertragsbestimmungen werden von der Ungültigkeit der einzelnen Bestimmungen nicht betroffen und der Vertrag bleibt daher in seinen übrigen rechtlich durchsetzbaren Teilen aufrecht.

Der Auftraggeber akzeptiert die nachfolgenden Datenschutzbestimmungen des Auftragnehmer.

Der Auftragnehmer ist dazu berechtigt, auf den Kanälen einen gängigen Hinweis auf sich selbst und die erbrachten Dienstleistungen zu platzieren, beispielsweise in Form eines Hinweises mit Link.

Datenschutzerklärung

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte – Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre daraus entstehenden Rechte geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden ggf. nicht alle hier enthaltenen Aussagen auf Sie zutreffen.

Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuellste Version finden Sie jederzeit auf unserer Webseite unter: https://blackfire.de/datenschutz

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Blackfire Medien GmbH – Mohorner Straße 13 – 01159 Dresden

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzzuständigen unter:
Alexander Heiß – info@blackfire.de

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten:

• Unternehmensname mit Rechtsform und Anschrift
• Titel, Namen und persönliche Adressen
• Telefonnummern und E-Mailadressen
• Tätigkeitsbereich bzw. Position
• Angebote, Verträge und Übereinkünfte
• Vertrags-/Ausführungsablauf zur Optimierung weiterer Aufträge
• Standortinformationen sowie weitere interne Daten zu Betriebsabläufen
• Produktdaten und andere bereitgestellte Informationen des Auftraggebers

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken und auf folgender Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Durchführung des Auftrags und möglicher weiterer Verträge.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

Es kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns. Beispiele für solche Fälle sind:

1. Erstellung weiterer Angebote bei Anfrage
2. Interne Statistiken
3. Referenzerstellungen

Wer bekommt meine Daten?

Wir behandeln Ihre Daten sorgfältig und vertraulich.

Innerhalb unseres Hauses

Mitarbeiter für den Kontakt mit Ihnen und die vertragliche Zusammenarbeit (inkl. der Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen)

Im Rahmen von Auftragsverarbeitungen

Ihre Daten werden ggf. an Dienstleister weitergegeben, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig werden (bspw. Film-/Schnittdienstleister) oder Service-Provider
Sämtliche Dienstleister sind vertraglich gebunden und insbesondere dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Ihre Daten werden nur innerhalb der Europäischen Union und Staaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet, falls der Auftrag dies erfordert. Eine Übermittlung an Drittstaaten ist nur bei Bedarf und nach Abschluss eines AVV möglich.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange ein berechtigtes Interesse von uns an diesen besteht. Sollte dieser Zustand nicht mehr gegeben sein, werden die Daten sorgfältig gelöscht. Ausgenommen hiervon sind anonymisierte und statistische Daten. Sie können die Löschung Ihrer Daten mit einer Widerspruchsmail nach den Bedingungen des folgenden Kapitels „Informationen über Ihr Widerspruchsrecht“ beantragen. Folgende Ausnahmen bestehen:

Ausnahmen ergeben sich, 

soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind, z.B. Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO), erforderlich sind. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre;

zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten ggf. Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Aufsichtsbehörde:
Der Sächsische Datenschutzbeauftragte
https://www.saechsdsb.de/

Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:

Blackfire Medien GmbH – Mohorner Straße 13 – 01159 Dresden
E-Mail: info@blackfire.de

Diese Vorlage wurde mit dem kostenlosen Kunden-Informationsschreiben-Generator der activeMind AG erstellt (Version: #2019-04-05)
Auftragsverarbeitungsvertrag

Zusatzvereinbarung zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

§1 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand dieses Vertrages ist die Erlaubnis und Regelung des Einsatzes von KI-gestützten Systemen und Tools durch die Produktionsfirma im Rahmen der für den Kunden erbrachten Dienstleistungen.

(2) Die Produktionsfirma ist berechtigt, Künstliche Intelligenz insbesondere für folgende Zwecke einzusetzen:

• Texterstellung und Content-Generierung
• Bild-, Grafik- und Videogenerierung
• Analyse-, Recherche- und Optimierungsprozesse
• Automatisierung von Marketing-, Kommunikations- und Arbeitsabläufen
• Entwicklung und Betrieb von Chatbots oder KI-gestützten Anwendungen
  

(3) Die konkret eingesetzten KI-Tools können u. a. sein:
ChatGPT, Gemini, Freepik (angebundene KI-Modelle) sowie vergleichbare KI-basierte Dienste.

§2 Zustimmung zur Nutzung von KI

(1) Der Kunde willigt ausdrücklich ein, dass die Produktionsfirma im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen KI-Systeme einsetzt.

(2) Der Kunde erkennt an, dass KI-Systeme automatisierte, probabilistische Ergebnisse liefern, die auf Trainingsdaten beruhen und keine absolute Fehlerfreiheit garantieren.

(3) Die Produktionsfirma verpflichtet sich, KI-Ergebnisse vor der Weitergabe oder Nutzung redaktionell zu prüfen, soweit dies wirtschaftlich zumutbar und fachlich möglich ist.

§3 Verarbeitung von Kundendaten durch KI

(1) Der Kunde gestattet der Produktionsfirma ausdrücklich, im erforderlichen Umfang Kundendaten sowie Bilddaten und Audiodaten (einschließlich personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO) in KI-Systeme einzugeben, sofern dies zur Vertragserfüllung notwendig ist.

(2) Die Produktionsfirma verpflichtet sich,

• nur datenminimiert zu arbeiten,
• keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) in KI-Systeme einzugeben, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde,
• KI-Tools sorgfältig auszuwählen.
  

(3) Der Kunde ist darüber informiert, dass eingesetzte KI-Anbieter Drittanbieter sein können und eine Datenverarbeitung außerhalb der EU nicht vollständig ausgeschlossen werden kann.

§4 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Sofern die Produktionsfirma personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien auf Wunsch des Kunden einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, der Bestandteil dieses Vertrages wird.

(2) Die Produktionsfirma trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten gemäß Art. 32 DSGVO.

(3) Der Kunde bestätigt, dass er zur Weitergabe der Daten an die Produktionsfirma berechtigt ist und ggf. erforderliche Einwilligungen eingeholt hat.

§5 Urheber- und Nutzungsrechte an KI-Inhalten

(1) Dem Kunden ist bekannt, dass KI-generierte Inhalte möglicherweise nicht urheberrechtlich geschützt sein können.

(2) Die Produktionsfirma räumt dem Kunden – soweit rechtlich möglich – die vereinbarten Nutzungsrechte an den im Rahmen des Projekts erstellten Inhalten ein.

(3) Eine exklusive Nutzung oder Schutzfähigkeit kann nicht garantiert werden. 

(4) Der Kunde stellt die Produktionsfirma von Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen Nutzung der Inhalte durch den Kunden resultieren.

§6 Haftung

(1) Die Produktionsfirma haftet nicht für inhaltliche Fehler, Verzerrungen oder Fehlinterpretationen, die ausschließlich auf KI-generierte Ergebnisse zurückzuführen sind, sofern kein Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt.

(2) Die Produktionsfirma haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass der Kunde KI-Ergebnisse ungeprüft übernimmt oder weiterverwendet.

(3) Die Haftung ist – soweit gesetzlich zulässig – auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(4) KI-gestützte Inhalte stellen keine rechtliche, steuerliche oder sonstige fachliche Beratung dar. Eine entsprechende Prüfung obliegt dem Kunden, sofern nicht ausdrücklich eine solche Leistung vereinbart wurde.

§7 Transparenz und Kennzeichnung

(1) Der Kunde ist darüber informiert, dass KI-Inhalte ggf. kennzeichnungspflichtig sein können (z. B. bei Chatbots, Deepfakes oder öffentlichen Informationsangeboten).

(2) Die Verantwortung für gesetzlich erforderliche Kennzeichnungen gegenüber Endnutzern liegt – sofern nicht anders vereinbart – beim Kunden.

§8 Schulung und interne Nutzung

(1) Die Produktionsfirma stellt sicher, dass ihre Mitarbeitenden im verantwortungsvollen Umgang mit KI geschult sind.

(2) Die finale Verantwortung für Projektentscheidungen verbleibt stets bei der Produktionsfirma bzw. beim Kunden – nicht bei der KI.

§ 9 Einsatz von Künstlicher Intelligenz gemäß EU AI Act

(1) Die Parteien sind sich einig, dass die Produktionsfirma im Sinne des EU AI Acts als Betreiber (Deployer) von KI-Systemen handelt.

(2) Die eingesetzten KI-Systeme fallen – soweit derzeit absehbar – nicht in die Kategorie „Hochrisiko-KI“, sondern werden zur Unterstützung kreativer, analytischer oder organisatorischer Prozesse eingesetzt.

(3) Der Kunde wird hiermit ausdrücklich darüber informiert, dass bei der Leistungserbringung KI-Systeme eingesetzt werden, deren Ergebnisse nicht autonom, sondern unter menschlicher Kontrolle verwendet werden.

(4) Die Produktionsfirma stellt sicher, dass:

• KI-Ergebnisse vor Nutzung geprüft werden
• keine verbotenen KI-Praktiken eingesetzt werden
• Transparenzpflichten eingehalten werden
  

(5) Der Kunde erkennt an, dass KI-Systeme keine Garantie für Fehlerfreiheit bieten und stellt die Produktionsfirma von Ansprüchen frei, die aus einer ungeprüften oder zweckfremden Nutzung der KI-Ergebnisse resultieren.

(6) Ändern sich gesetzliche oder regulatorische Anforderungen an den Einsatz von Künstlicher Intelligenz während der Vertragslaufzeit, sind die Vertragsparteien berechtigt, diesen Vertrag angemessen anzupassen, soweit dies zur Wahrung der gesetzlichen Konformität erforderlich ist.

§10 Laufzeit und Kündigung

(1) Dieser Vertrag tritt mit Unterzeichnung in Kraft und gilt für die Dauer der Geschäftsbeziehung.

(2) Eine Kündigung richtet sich nach dem Hauptvertrag zwischen den Parteien.

(3) Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Rahmen dieses Vertrages stellt für sich genommen keinen wichtigen Grund zur außerordentlichen Kündigung, keinen Rücktritts- und keinen Minderungsgrund dar. Sofern der Kunde der ganzen oder teilweisen Nutzung – auch während der Laufzeit – von KI widerspricht, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam bestehen. Führt der Verzicht auf KI zu einem zusätzlichen zeitlichen oder personellen Mehraufwand, der so nicht in der Angebotserstellung berücksichtigt wurde, ist die Produktionsfirma berechtigt, die hierdurch entstehenden Mehrleistungen gesondert zu vergüten. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage eines Stundensatzes von 85,00 EUR netto pro Stunde, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Voraussetzung ist, dass die Leistungserbringung ohne KI technisch und wirtschaftlich zumutbar ist. Grundsätzlich sind die Prozesse der Produktionsfirma auf den teilweisen Einsatz von KI ausgelegt.

§11 Schlussbestimmungen

(1) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform.

(2) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt.

(3) Es gilt deutsches Recht.

(4) Gerichtsstand ist – soweit zulässig – Dresden.